Экономия в 20.000$ при переходе из Trello в CRM Битрикс24. Кейс внедрения CRM в белорусско-израильскую компанию

Экономия в 20.000$ при переходе из Trello в CRM Битрикс24. Кейс внедрения CRM в белорусско-израильскую компанию

14.10.2022

Команда IT-компании Адена сделала базовые настройки и обучила сотрудников международного бюро работе с CRM. RemBox — современное израильско-белорусское проектное бюро с офисами в Беларуси и Израиле. Компания раньше использовала Trello для работы с задачами и проектами. Регистрация одного сотрудника в этом сервисе обходилась руководству в 10 $. А при добавлении всех 200 сотрудников — более 17,5 $. Для экономии и автоматизации работы с проектами был выбран Битрикс24.

Наша цель:

Создать общее пространство для работы филиалов в Беларуси и Израиле. Обучить коллектив, автоматизировать работу над проектами и учет времени на выполнение задач для каждого сотрудника.

Наши задачи:

• Создание структуры компании заказчика. Добавление ключевых сотрудников на портал.

• Настройка роботов и триггеров в канбане задач лидера команды инженеров и архитекторов (тимлида). Подготовка пошаговой инструкции по их настройке для остальных тимлидов.

• Обучение тимлидов и руководства из Израиля и Беларуси управлению порталом и настройке прав доступа.

• Консультационная и техническая поддержка. Подготовка подробных инструкций с ответами на вопросы по работе CRM.

Реализация проекта

Этап 1. Структура компании

• Добавили на портал первых сотрудников. В проектной компании около 20 подотделов (команд). 
• Создали структуру филиалов в Беларуси и Израиле. Обучили администратора добавлению подотделов по направлениям работы бюро (проектирование, строительство и пр.).

Этап 2. Роботы и триггеры в канбане задач

• Автоматизировали канбан задач тимлида с помощью роботов и триггеров. Это помогло упростить контроль выполнения задач и увеличить эффективность работы команды.
• Руководитель отдела ставит задачу тимлиду. Тот, в свою очередь, распределяет задачи между членами команды. Если в течении 1 дня этого не было сделано, приходит уведомление о том, что задача просрочена. Такое же уведомление увидит и руководитель.

• Создали стадии “Новая” — “Выполняется” — “На проверке” — “Выполнена” — “Приостановлена”. 
• На стадии “Выполняется” было настроено 2 триггера:
• Когда сотрудник начал выполнять задачу, она автоматически из стадии “Новая” переходит в “Выполняется”.
• Если тимлид после проверки задачи отправил ее на доработку, то она автоматически появится на стадии “Выполняется”. Сотруднику приходит робот-оповещение, что задачу нужно доделать.

• Также на стадии “Выполняется” было настроено 2 робота:
• Через 5 дней тимлиду приходит напоминание, выполняется ли поставленная задача.
• Если задача не была выполнена в срок, то тимлиду придет сообщение о ее просрочке.
• На стадии “На проверке” были настроены:
• Триггер. Когда сотрудник выполнил задачу, она переходит на стадию “На проверке”. При этом тимлиду придет робот-уведомление о необходимости ее проверить.
• Робот. По истечении крайнего срока тимлиду и руководителю из Израиля придут уведомления о просрочке задания.

• На стадии “Выполнена” был настроен триггер. Когда задача завершена и прошла проверку тимлида, она сама переходит в стадию “Выполнена”.
• Также на стадии “Выполнена” были настроены 3 робота:
• Автоматическое создание задачи по отправке письма о готовности напрямую заказчику проекта. 
• Если письмо не было отправлено клиенту за 1 день, то тимлиду и менеджеру в Израиле придут оповещения о просрочке.
• Когда задача будет завершена, менеджеру из Израиля придет сообщение о ее закрытии. Это упростило коммуникацию по проектам между филиалами в разных странах.

• На стадии “Приостановлена” настроили:
• Триггер. Если тимлид отложил выполнение задачи, она перемещается на стадию “Приостановлена”.
• Робот. Через 5, 10 и 15 дней приходят напоминания об отложенном задании. Это помогло уменьшить число “забытых” дел.

Этап 3. Работа команд по проектам

• Для команд и их лидеров было проведено обучение работе с проектами. Тимлиды создают закрытый проект, добавляют членов своей команды. 
• Была подключена корпоративная почта тимлидов. Теперь лидеры команд могут на основе письма от руководства из Израиля сразу создавать задачи и распределять их между подчиненными.

• Проведено обучение по привязке элементов CRM (название компании клиента) к задачам. Помимо этого теперь сотрудники могут проставлять свои теги и фильтровать задачи по направлениям работы. Это значительно упрощает поиск, когда задач очень много.
• Обучили тимлидов создавать базы знаний и прикреплять их к проектам. Теперь у каждого проекта есть своя техническая документация, методички и инструкции для сотрудников. И все это в одном месте.

• Показали механизм создания отчетов по учету затрат времени на выполнение заданий. Благодаря этому тимлиды могут каждый день создавать сводные отчеты по эффективности работы сотрудников. Это облегчило расчет надбавок к заработной плате каждого члена команды.
• По просьбе заказчика обучили тимлидов добавлять клиентов как экстранет-пользователей в проекты. Теперь каждый клиент может зайти на портал Битрикс24, общаться в общем чате с командой архитекторов и инженеров. Также он может заходить в отчеты по срокам выполнения заданий, контролировать сроки, видеть работу в реальном времени.

• Для укрепления корпоративного духа в работе над проектами обучили сотрудников обмениваться благодарностями в ленте новостей. Теперь и внутри каждого проекта, и в общей ленте новостей есть возможность мотивировать сотрудников за отличную работу.

Этап 4. Обучение

• Было проведено 3 обучающих встречи: общий обзор инструментов Битрикс24, обучение тимлидов и руководителей управлению порталом, а также отдельных команд по 10-15 сотрудников. Адаптацией и обучением остальных команд занимались тимлиды и администратор портала.
• По мере добавления сотрудников на портал CRM у заказчика возникали вопросы. Некоторые из них разбирались на обучающих онлайн-встречах. По просьбе руководства проектного бюро специалисты Адена подготовили несколько инструкций с ответами на все вопросы.
• Техническая и консультационная поддержка. Специалисты по внедрению CRM оказывают постоянную поддержку. Из-за политики конфиденциальности в компании заказчика по большинству вопросов составляются подробные инструкции.

Итоги

• Компания перешла из Trello в Битрикс24 без потери задач по существующим проектам. Помимо этого такой переход экономит компании ежегодно около 20 000$.

• Благодаря возможности добавить клиента как экстранет-пользователя и дать ему доступ к отслеживанию сроков выполнения проектов лояльность клиентов к бюро выросла на 15%.

• Роботы и триггеры в канбане тимлида автоматизировали контроль за выполнением задач. Эффективность работы команд выросла в среднем на 40%.

• Было создано единое пространство для работы всех филиалов в Беларуси и Израиле. Общие чаты, базы знаний, совместные проекты — все это помогло сотрудникам забыть о расстоянии между офисами и эффективно работать всей компанией.

Разработчик: над проектом работала команда из 7 специалистов IT-компании «Адена»:  менеджер по продажам, менеджер проекта, 2 специалиста по внедрению Битрикс24, тестировщик, контент-менеджер, аккаунт-менеджер.

Заказчик: ООО “ТуПлан”

Материал подготовила IT-компания “Адена”

Вернуться к списку