Кейс: настройка автоматической генерации документов в юркомпании

Кейс: настройка автоматической генерации документов в юркомпании

01.08.2022

Специалисты IT-компании «Адена» внедрили CRM Битрикс24 в фирме «Юридическая компании «Аврора», которая специализируется на регистрации и ликвидации фирм, лицензировании деятельности, взыскании задолженностей.

Заказчик никогда прежде не использовал CRM. В работе с резидентами и нерезидентами РБ компании нужна была автоматическая генерация документов: договоров, счетов и актов. А внутри компании необходимо было наладить коммуникацию между сотрудниками, создать единое пространство для работы.

Цель проекта

Автоматизация документооборота для экономии времени менеджеров, улучшение коммуникации внутри компании и с клиентами, ускорение процесса выполнения рутинной работы.

Задачи

Автоматизация документооборота (создание 22 шаблонов договоров, счетов и актов для резидентов и нерезидентов Республики Беларусь).

Улучшение механизмов работы с клиентами. Создание автоматических задач для менеджеров, настройка уведомлений на разных стадиях сделки.

Создание единой системы для совместной работы сотрудников. Добавление всех сотрудников на портал, настройка прав доступа для каждого отдела компании.

Обучение сотрудников компании работе с новым функционалом CRM Битрикс24.

Реализация проекта

Этап 1. Базовые настройки

Сделали общие настройки портала (смена адреса и установка названия, настройка графика рабочего времени.

Добавили на портал всех сотрудников, создали структуру компании. Распределили права доступа между всеми сотрудниками из разных отделов компании. Благодаря этому каждый юрист видит только свои сделки и работает только со своей клиентской базой.

Этап 2. Воронки сделок и лидов

Настроили стандартную воронку лидов со стадиями: Не обработан – В работе – Обработан. Все лиды из почтового ящика и из онлайн-чата на сайте компании проходят эти 3 стадии перед переходом в категории «Некачественный лид» либо «Качественный лид»

Настроили воронку сделок с 6 этапами: Новая – Договор подготовлен и отправлен – В работе – Работа выполнена – Акт подготовлен и отправлен –  Ожидание второй части оплаты. Теперь заказчик контролирует своевременное поступление предоплаты за услуги.

Установили роботов:

- На первом этапе «Новая» был установлен 1 робот, который автоматически ставит юристу задачу “Подготовить договор”.

- На стадиях “В работе” и “Акт подготовлен и отправлен” был добавлен робот для копирования сделки в отдельное направление сделок. Так офис-менеджер видит все сделки, по которым нужно составить и выслать оригиналы документов.

- На последнем этапе «Ожидание второй части оплаты» был установлен робот-уведомления для контроля полной оплаты услуг компании. Все сделки с предоплатой теперь контролируется роботами-напоминаниями.

Этап 3. Карточки сделок, компаний и контактов

Были добавлены пользовательские поля для выбора резидент/нерезидент РБ. Это позволяет сегментировать клиентов и упрощает поиск сделок по Беларуси и в других странах.

Были разработаны представления карточек компаний в CRM. Теперь юрист, заходя в карточку сделки, видит только те поля, которые относятся к выбранному виду организации клиента. Например, в карточке  ИП нерезидента РБ будут только обязательные для заполнения поля на английском языке.

Наличие пользовательских полей позволяет в один клик создать документы с автоматическим добавлением реквизитов ИП и юридических лиц резидентов РБ, ИП и юридических лиц иностранных граждан. В договоры с иностранными клиентами также подтягиваются данные о банках-корреспондентах для расчета в российских рублях, долларах и евро.

Этап 4. Генерация документов

Шаблоны для генерации 22 документов. Были созданы договора, описания заданий и акты для ИП, юридических и физических лиц (резидентов и нерезидентов Республики Беларусь). Пакеты документов также отличались в зависимости от типа услуг на разовое или абонентское обслуживание клиентов.

В компании заказчика зарегистрировано два индивидуального предпринимателя и одно юридическое лицо. Для упрощения работы с документами было добавлено новое пользовательское поле в виде списка. Так реквизиты конкретного ИП или юридического лица автоматически подтягиваются в договоры, счета и акты.

Обучение

Обучили сотрудников работе с CRM и шаблонами документов (договора, счета и акты с резидентами и нерезидентами Беларуси). Помогли адаптироваться к новому процессу работы с заявками и документами.

Провели обучение для руководства компании. Разъяснили, как добавлять/удалять сотрудников с портала, распределять доступ к отдельным блокам Битрикс24. В течении месяца после окончания проекта вели консультационную поддержку по вопросам работы на портале.

Итоги

Автоматизировали документооборот в компании. За последний месяц работы было сэкономлено 15+ часов рабочего времени одного сотрудника.

Увеличилась эффективность работы внутри компании за счет создания воронки сделок с роботами-напоминаниями. Благодаря этому число необработанных заявок уменьшилось на 35 %.

Компания довольна внедрением CRM  и активно скрывает от конкурентов секрет своего успеха.

Разработчик: над проектом работала команда из 7 специалистов IT-компании «Адена»: менеджер по продажам, менеджер проекта, 2 специалиста по внедрению Битрикс24, тестировщик, контент-менеджер, аккаунт-менеджер.

Заказчик: ООО «Юридическая компания «Аврора».

Вернуться к списку